היומן מתפקע מפגישות? כך תחזירו את השליטה על הזמן שלכם!

לפני כמה שבועות נתקלתי בשאלה שתפסה את תשומת לבי באחת הרשתות החברתיות – "איך אתן מתמודדות עם ריבוי הפגישות האינסופי בחברה שלכן מאז שעברתן לעבוד מרחוק?"

השאלה הזו, פרטה אצלי על נושא שמטריד אותי כבר חודשים ארוכים, מאז פרוץ הקורונה והמעבר לעבודה מרחוק, ממש שלושה שבועות לתוך תחילת המשרה החדשה שלי.

אם בישראל הרעה החולה של עולם העבודה היתה החשיבות של נראות על פני תפוקה, מה שהתבטא בעבודה מסביב לשעון ונוכחות פיזית במשרד לעיתים עד השעות הקטנות של הלילה – אזי הביטוי שלה בארה"ב ובחברות גלובאליות הוא בצורת פגישות. התחושה היא שכמה שהיומן שלך יותר עמוס והלו"ז צפוף, את עובדת יותר טובה, מעורבת ומסורה. ריבוי פגישות הפך לתג של גאווה וסמל לעבודה קשה ולעיתים גם לחשיבות של המנהל בארגון, בחזקת אם לא הוזמנת אתה לא קיים.

העיוות בתפיסה הזאת, הוא שניתוחים שנעשים בתוך חברות מלמדים על תפוקה ואיכות עבודה גבוהה יותר דווקא בקרב עובדים שיש להם לו"ז גמיש יותר ופחות פגישות קבועות ביומן. בלו"ז שסגור כמעט באופן הרמטי עבור פגישות מ-9 עד 6 בערב, כמעט ואין מקום נטו לזמן של מחשבה, פיתוח, אסטרטגיה ותכנון. ריבוי פגישות הופך את העבודה למסורבלת, לא פרודוקטיבית מכבידה וקשה יותר לארגון. זאת, מבלי לשקלל את ההפסד הכספי. ניהול נכון של משאב הזמן של מנהלים בכירים, שווה לארגון הרבה מאוד כסף בשנה.

כמה פעמים אמרתם לעצמכם או שמעתם את המשפטים הבאים בשנה האחרונה "יש יותר מדי פגישות!", "למה אנחנו מקיימים את הפגישה הזאת"?, "מה הנושא של הפגישה? אין לי קונטקסט על המטרה", "היו לנו כבר 4 פגישות שעוסקות באותו נושא", "נוכל לתאם פגישה כדי לעבור על מה שסוכם בפגישה הקודמת?", "אנחנו גולשים מהנושא".

המשפטים האלה חוזרים על עצמם ומשקפים את הבעיות המרכזיות בריבוי פגישות –

* הפגישות שמתקיימות לא אפקטיביות – לפני, במהלך ואחרי. אין הכנה מספקת.

* אין מבנה מוגדר לפגישות

* פגישות חוזרות על עצמן או מתקיימות במקביל בצוותים שונים ללא תיאום

* החלטות, משימות לביצוע וסיכומי פגישה נשכחים ו\או לא מוקלטים

* פגישות נטולות כיוון או קונטקסט

* לא משיגים את מטרות הפגישה

אז החלטתי ללכת ולחפש דרכים לשנות את השיטה ולייעל את תהליך קביעת הפגישות. לשמחתי, קרן רביב, מנהלת מחלקת המוצר המדהימה בדריו ויעל אלעד המבריקה, שותפה בקרן אלף, התפנו לסיעור מוחות משותף. יעל, שיתפה אותנו בתובנות שלה מליווי סטארטאפ שעסק בפיתרון טכנולוגי לבעיית ייעול הפגישות בארגונים. בסטארטאפ המדובר השאלה במרכז הדיון היתה, איך לייעל ולשפר את האינטרקציה בין אנשים במהלך הפגישות ולהקטין את המספר הכולל של הפגישות הלא רלוונטיות שניתן להמיר בתכתובת קצרה במייל\סלאק וכו'.

במקביל, התחיל תהליך בחינה דומה בחברה שלי על ידי אחד הצוותים בפרודקט, ואני שמחה לשתף אתכן בטיפים ובתובנות.

כך תייעלו את הפגישות בחברה שלכן ב-12 צעדים

1. "פגישה טובה היא פגישה שלא התקיימה". זו הנחת המוצא שצריכה לעמוד לנגד עיניכן וגם המסר שצריך לחלחל בארגון כך שמראש נכוון לקיום פחות פגישות ולא נכוון להוספת פגישות ליומן.

2. פגישות בעידן הנוכחי עונות על צורך רגשי-חברתי עמוק שצריך ליצור לו חלופה. חשוב לזהות את הצורך האנושי של העובדים בארגון לפגוש אנשים נוספים ולהרגיש חלק מסביבת עבודה חברתית ודינאמית, בעידן שבו כולנו עובדים ימים שלמים מהבית ולא פוגשים כמעט חברים. הנה כמה חלופות אפשריות למילוי הצורך הזה –

* תיאום מפגשי Ask Me Anything מדי שבוע או שבועיים, שיח פתוח וקז'ואלי של שעה עם מייסדי החברה. זמן לשאלות ותשובות, שיתוף של העובדים בכל מה שקורה בחברה, באופן שמספק ראייה רחבה ומפגש בלתי אמצעי עם קולגות. זו הזדמנות להקדיש זמן לעובדים באופן נוח ונינוח.

* תיאום Lunch שבועי עם חברים לעבודה – זמן קבוע למפגש זום, שכולם מגיעים עם ארוחת צהריים ויושבים לאכול יחד, לדבר ולשתף, מתוך אווירה קלילה וחברתית.

* תיאום "שיחת מסדרון" – אחד הדברים שהכי חסרים לכולנו בעבודה מהבית הוא המפגש הספונטני במסדרון ושיתוף בדברים יומיומיים שמחברים בין מחלקות שונות. אפשר לתאם זמן משתנה ביומן שמטרתו עדכונים בלתי פורמאליים כאלה בין קולגות וראשי צוותים.

* העברת השרביט לHR וחיפוש פתרונות יצירתיים לפעילויות חברה – מפעילות של משחקים אונליין, הרצאות, הכשרות משותפות, קבוצות חשיבה ואירועים שמכוונים מראש לענות על הצורך החברתי שנוצר.

3. אפיון סוגי הפגישות וקביעת זמנים לשעות לא עגולות. חשוב לאפיין את סוגי הפגישות ולהתחיל לקבוע זמני פגישות בשעות לא עגולות, כלומר להימנע מראש מפגישות של שעה או חצי שעה. לכוון ל10-15 דקות.

בנוסף, לתאם את הפגישות כך שמועד התחלתן לא יהיה שעה עגולה, למשל פגישה מ10:20 עד 10:40, שלא תיגרר לפגישה של 40 דקות.

השינוי הזה מאלץ אנשים לחשוב על יחידות זמן קצרות ומסנן פגישות רבות משתתפים. השילוב של יחידות זמן שונות ותיאום פגישות בשעות לא עגולות, מכווץ את הסך הכולל של כמות הפגישות והזמן שמוקדש להן.

ניתן ליצור שיח לפיו רק פגישות בעלות חשיבות גבוהה שנמשכות שעה יתחילו בשעה עגולה.

4. הגדרת מטרה וקונטקסט לפגישות והחלטה מראש שרק עדכונים שמתאימים למטרה יתקיימו. דוגמא טובה לכך היא פגישות Stand Up שבועיות, בפגישות סטנדאפ המיקרופון עובר בין המשתתפים, כך שכל משתתף מדבר. פגישות של 10-15 דקות נוטות להתארך שלא לצורך. חשוב להגדיר מראש, שרק מי שיש לו משהו חשוב לעדכן שנמצא בהלימה למטרת הפגישה יעדכן. מי שאין לו עדכון חשוב – צריך לדלג על תורו ולהעביר את התור הלאה. אם הצורך שהוגדר הוא תכנון קדימה לשבוע הקרוב – שיועלו בשיחה רק הנושאים שהמשתתפים צריכים לדעת עליהם, כי אם לא יקבלו עדכון עכשיו זה יתקע\יעכב את העבודה שלהם. בנוסף, חשוב להגדיר מראש את הקונטקסט, על מה נדון, באיזה הקשר ואיזה מטרה רוצים להשיג בפגישה.

5. הגדרת קריטריונים לקיום פגישות ולשימוש בחלופות – חשוב להגדיר בחברה בכתב ולשתף את העובדים בהגדרות למתי יש לתאם פגישה ובאיזה מצבים מומלץ לבחור במייל\סלאק וערוצי תקשורת חלופיים. פגישות רבות לא נועדו להתקיים וניתן לממש את מטרת הפגישה בThread קצר שנמשך כמה דקות ולא סוגר זמן ביומן.

6. הימנעות מפגישות חוזרות ומעבר לפגישות על פי צורך – המטרה היא שלמעט פגישות STAND UP לא יופיעו ביומן פגישות קבועות שחוזרות כל שבוע. פגישה קבועה מתקיימת בין אם יש או אין בה צורך כי היא מופיעה ביומן ונוצר הרגל. לאף אחד מהצדדים לא נעים לבטל, יותר מדי אנשים מגיעים אליה גם אם אין עדכון חשוב. לכן חשוב לעבור לפגישות על פי צורך ולצמצמם פגישות מתוך הרגל.

7. הגדרת אג'נדה וכמות משתתפים בפגישה – אחד הדברים הראשונים שאימצנו בחברה שלי כדי לייעל פגישות היה החובה להגדיר אג'נדה לכל פגישה – על מה נדבר, מה מטרת הפגישה ומי מהמשתתפים מדבר על איזה נושא (משפט באג'נדה שמתייחס לכל משתתף). בנוסף הגדרנו את כמות המשתתפים בפגישה. מיפוי פגישות לפי סוג מקל מאוד בסיווג של כמות משתתפים. כך שפגישות שעוסקות בנושאים אסטרטגיים בנוכחות מנהלים בכירים\מייסדים, למשל, יוגבלו ל6 משתתפים, כדי להבטיח שמתקיימים תנאים שמאפשרים קבלת החלטות במסגרת הפגישה.

טיפ:

* את הכלי הזה אימצנו גם באימיילים – גילינו שריבוי CC's באימיילים הוא בעיה אמיתית, מכיוון שהוא מעודד חידלון כשכולם מיודעים ולאף אחד אין מחויבות ישירה לביצוע. אז גם כמות המכותבים שלנו ירדה בהדרגה ואנחנו מקפידים להגדיר במיילים משימות לביצוע לכל משתתף.

8. לסרב להגיע לפגישות המוניות – הכותרת הזו מעוררת אי נוחות, רק המחשבה שניתפס כלא קואופרטיביים או חיוביים, גורמת לנו אי נוחות מוצדקת. הכוונה היא כמנהלים להיות מסוגלים לומר בצורה נעימה אך אסרטיבית "צוות X לא מגיע לישיבות Y. חבל על הזמן של כולנו. תתקדמו מהר יותר עם צוות קטן יותר בפגישה. מוזמנים לעדכן אותנו בחלק שנדרש מאיתנו, אנחנו פה!". זו גם ההזדמנות שלנו לשאול שאלות "מה מטרת הפגישה? האם יש צורך שאשתתף בה? מה עליי להכין? על מה תרצו שאדבר?" – באופן אישי בדרך הזו ביטלתי לאחרונה כמה פגישות שנוכחותי לא היתה תורמת להן.

9. סגירת יום בשבוע ללא פגישות ו\או יום הפגישות הקצרות – אחד הדברים שלמדתי כשחקרתי את נושא הפגישות היה דרכי ההתמודדות של מנהלים בחברות הייטק אחרות. בחלק מהחברות יש יום קבוע בשבוע ללא פגישות, שמוקדש לPersonal work– סגירת פרויקטים, קידום פרויקטים חדשים, סיכום פגישות, כתיבת מסמכים, מחקר וכו'. חלופה אחרת שמצאה חן בעיניי, היא יום הפגישות הקצרות – יום שמבוסס על תיאום פגישות של 10 דקות בCalendly במתכונת Mini Meetings as needed והוא מאפשר תיאום של פגישות ספונטניות לפי צורך, ללא תיאום מראש.

10. הקלטה של פגישות ודמואים ושיתוף צוותים שלא השתתפו – מומלץ להקליט את הפגישות ולשלוח לינק בסיום הפגישה לצוותים הרלוונטיים שיישארו מעודכנים בלופ, מבלי שיהיו נוכחים בפגישה שאין להם איך לתרום לה. תיעוד הפגישות והפיכת הסיכומים לנגישים יורידו את כמות השיחות "הלוך וחזור" בין הצוותים, יצמצמו אי הבנות והנחות שגויות, כמו גם יקטינו את כמות המשימות לביצוע שנופלות בין הכיסאות. הקלטה של דמואים, תמנע ריבוי פגישות עם עובדים וצוותים חדשים בארגון להדגמת מוצרים כל פעם מחדש.

טיפים:

* למנות לכל פגישה אדם ייעודי שיתעד את השיחה ויוציא סיכום

* לרכז את המשימות לביצוע, ההחלטות והסיכומים במערכת טכנולוגית שכל הצוותים משתמשים בה (דוגמת Confluence). להגדיר לכל פריט ברשימה אחראי ודד ליין. מומלץ להכניס את ההחלטות גם

למסמכי PRD.

11. הכנה מקדימה לפגישה – הכנה מראש מסייעת בהובלת הפגישה עם כיוון מוגדר. באופן הזה הפגישה הופכת למפגש שיתוף במקום בזבוז הזמן לבירור הנושא במהלכה. המטרה היא להכין ולהבין את המסמכים והסוגיות בלב הדיון לפני הפגישה, כך שההחלטות והדיונים שמחייבים אינטראקציה בין צוותים, ינוצלו ביעילות.

טיפים:

* שלחו לצוות חומרי הכנה 24 שעות לפני הפגישה (מסמך דרישות שתעברו עליו, דיאגרמות, הצעות מחיר, טבלאות, מצגת וכו').

* הגדירו במייל את הציפיות מהצוות ואת לוח הזמנים.

12. סיימו את הפגישה כשהמטרה הושגה – לאחר שמטרת הפגישה הושגה ואם נותר זמן עד לסיומה, אל תמלאו אותו בנושאים ושיחות אחרים, סיימו מוקדם יותר והיצמדו לנושא הפגישה. מומלץ להגדיר Parking Lot לנושאים שעולים במהלך הפגישה ולא נדון בהם, כדי להימנע מהסטת הדיון ולרכז אותם ברשימה שנחזור לעשות עליה מעקב אחרי הפגישה. תעשו ניסוי ותגלו שהרווחתם לפחות עוד שעה ספייר לעבודה נטו בשבוע.

לסיכום, אנחנו כל הזמן מכוונים למטרת העל, לצמצם קיום של פגישות מיותרות ואת הזמן שמתבזבז בהן, להזמין רק מי שנחוץ לקידום הנושא שבמרכז הדיון ולעבוד עם אג'נדה. זמן הוא כסף לארגון והזדמנות שלנו כמנהלים לנהל טוב יותר את המשאבים שלנו ולהתפנות לאסטרטגיה ועבודה עצמית.

אנחנו רוצים להעביר מסר בארגון שפגישות מתקיימות רק אם המשתתפים האחרים צריכים אותן ויש מטרה מוגדרת. מותר ומומלץ! לבטל פגישות חצי שעה מראש והארגון כתפיסת עולם מעודד בחירה כזו, רוצה לומר - זה טוב לנו כארגון לבטל פגישות לא הכרחיות, להפוך לאדונים על הזמן שלנו ולהפוך את החברה ליותר פרודוקטיבית. מאחלת לנו שנדע להוביל את השיח בארגון ולהחזיר את השליטה על הזמן שלנו לידינו.

#ניהולזמן #פגישות #ריבויפגישות #ייעולתהליכיעבודה #ייעולזמן #ניהוללוחזמנים #קריירה #ניהולעצמי #ניהולעובדים